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K. Hartmann-Consulting

Einrichten einer bedingten Formatierung in Excel 2016

Kirstin Hartmann ist Excel-Spezialistin und Trainerin für kompakte gerhirngerechte Wissensvermittlung Die meisten Assistentinnen und Sekretärinnen arbeiten mit dem Office-Paket und nutzen die Programme häufig und intensiv. Aber sie nutzen oft auch nur einen Bruchteil der Funktionen und Möglichkeiten. Excel-Expertin Kirstin Hartmann stellt Ihnen hier die bedingte Formatierung vor. Mit dieser Funktion können Sie Zahlen automatisch hervorheben lassen, sobald sie eine bestimmte Schwelle über- oder unterschreiten. So lassen sich wichtige oder kritische Details auf einen Blick erfassen. Grundlage der Erklärung ist ein Beispiel zur Lagerbestandsliste: Sie möchten in der Spalte „nachbestellen“ eine bedingte Formatierung hinterlegen. Wenn in einer Zelle „nachbestellen“ steht, soll diese Zelle mit einem roten Hintergrund markiert werden. Steht in der Zelle dagegen „ok“ , soll ein grüner Hintergrund hinterlegt werden.

Schritt-für-Schritt-Anleitung: eine bedingte Formatierung erstellen

Hier gehts zum Artikel https://www.sekretaria.de/bueroorganisation/pc-tipps/excel-bedingte-formatierung/

Excel – der S-Verweis

Der S-Verweis ist in der Lage, Werte aus zwei unterschiedlichen Tabellen in einer zusammen zu fassen. Diese Schritt-für-Schritt-Anleitung erklärt, wie es funktioniert. Hier geht zum Lernvideo

S-Verweis: Werte zusammenfassen

Nehmen wir folgendes Beispiel: Sie haben zwei Tabellen. In Tabelle (A) stehen Ihre Mitarbeiternamen und weitere Werte. In der anderen Tabelle (B) stehen die Personalnummern für Ihre Mitarbeiter. Nun möchten Sie, dass in einer neuen Spalte in der Tabelle (A) neben den Mitarbeiternnamen Werte aus der Tabelle (B) hinzugefügt werden. In unserem Beispiel suchen wir nach der Personalnummer für den Mitarbeiter. Diese Aufgabe können Sie mittels der Formel S-Verweis lösen.

Bedeutung des S-Verweises

Nun fragen Sie sich sicherlich, wofür das S steht. Das S steht für senkrecht. Ich nutze aber eine Eselsbrücke und merke mir, dass das S für Spalten steht. Der S-Verweis durchsucht also senkrechte Spalten einer Tabelle. Ziel des S-Verweises ist es, Werte aus unterschiedlichen Tabellen zusammenzuführen.

Aufbau des S-Verweises

Der S-Verweis besteht aus diesen Bestandteilen: 1. =SVerweis(Suchkriterium;Matrix;Index;Wahr/Falsch) Zum einen brauchen wir ein Suchkriterium. Das ist in unserem Bespiel der Mitarbeitername. Das Suchkriterium muss sowohl in der Tabelle (A) als auch in der Tabelle (B) vorhanden sein. 2. Des Weiteren brauchen wir eine Matrix, in unserem Fall ist es die Tabelle mit unseren Personalnummern und Mitarbeiternamen, 3. einen Index, in welcher Spalte der Matrix der gesuchte Wert steht, 4. und dann schließen wir die Formel mit dem Wahr oder Falsch ab. Verwenden wir „wahr“, dann wird in der Formel für das Suchkriterium nicht der exakte Wert gesucht, sondern nur eine Annäherung. Ein Beispiel für die Verwendung von Argument „wahr“ wäre, wenn Sie eine Provisionstabelle haben, in der geregelt ist, ab welchen Umsatz ein Verkäufer eine Provision erhält und in welcher Höhe. Hier gehts zum Artikel https://www.sekretaria.de/bueroorganisation/pc-tipps/excel-s-verweis/